En el competitivo entorno empresarial mexicano, conocer a tus proveedores (KYS) se vuelve una necesidad para asegurar la integridad de tus transacciones y la continuidad de tu negocio. ¿Te has preguntado cómo un error en la verificación de tus proveedores puede poner en riesgo tus operaciones y la reputación de tu empresa? En este artículo, te explicamos en detalle qué es el proceso KYS, por qué es fundamental y cómo implementarlo de manera práctica.
KYS, o “Conoce a tu Proveedor”, es un proceso de diligencia debida que te permite confirmar la identidad, la salud financiera y la legitimidad de quienes ofrecen bienes y servicios a tu empresa. En México, donde las regulaciones en materia de transparencia y prevención de lavado de dinero son cada vez más exigentes, implementar un sistema robusto de KYS se convierte en una herramienta estratégica para minimizar riesgos y proteger tus recursos.
Ejemplo práctico:
Si recibes una factura con datos bancarios diferentes a los habituales, detén el proceso de pago y verifica de inmediato la información del proveedor. Esta acción evita transferencias a cuentas fraudulentas y protege tu capital.
Implementar el proceso de KYS te permite detectar actividades ilícitas, como el fraude financiero, el lavado de dinero y la financiación de actividades ilegales, que pueden afectar gravemente tu negocio. La validación oportuna de cada proveedor te brinda la certeza de que las transacciones se realizan con entidades confiables.
Aunque KYS comparte objetivos con otros procesos de verificación, es crucial entender sus diferencias para aplicarlos correctamente en tu negocio:
Se enfoca en confirmar la identidad de tus clientes, especialmente en transacciones B2C. En México, este proceso es fundamental para evitar fraudes en sectores como el financiero y el retail.
Dirigido a la verificación de la identidad de tus proveedores, KYS se centra en garantizar que cada negocio con el que te relacionas cumpla con las normativas y opere de manera transparente.
Dato relevante:
Las autoridades mexicanas, como la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), exigen controles rigurosos para prevenir el financiamiento ilícito.
Este proceso evalúa la estructura y la legitimidad de las empresas proveedoras, profundizando en su solidez financiera y transparencia operativa.
Adoptar un proceso de KYS sólido te ofrece múltiples beneficios que impactan directamente en la salud de tu negocio:
Al verificar la identidad y solvencia de tus proveedores, se evitan fraudes y transacciones erróneas.
Alinear tus procesos con la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y otras normativas mexicanas te exime de sanciones y multas.
Un sistema KYS bien implementado te permite identificar de forma proactiva riesgos operativos y financieros, lo que mejora la toma de decisiones y la eficiencia de tus procesos internos.
Adoptar un proceso de KYS efectivo no tiene por qué ser complicado. A continuación, te presentamos una serie de acciones prácticas y adaptadas al entorno mexicano:
Define de manera clara los comportamientos y prácticas inaceptables. Especifica los riesgos asociados, como la corrupción, el lavado de dinero y otros delitos financieros.
Acción concreta:
Elabora un documento que todos los proveedores deben aceptar antes de iniciar cualquier relación comercial. Asegúrate de que el código cumpla con la normativa mexicana y refleje las expectativas de tu empresa.
Identifica los riesgos específicos a los que se enfrenta tu empresa, considerando factores como la ubicación, la industria y la salud financiera de cada proveedor.
Acción concreta:
Organiza reuniones con tus equipos de adquisiciones y finanzas para desarrollar un cuadro de mando que asigne métricas claras a cada riesgo identificado.
Establece auditorías periódicas que permitan detectar irregularidades y confirmar la veracidad de la información de tus proveedores.
Acción concreta:
Designa un equipo de control interno o contrata servicios externos especializados en auditoría para asegurar la revisión constante de las credenciales de tus proveedores.
Forma a todos los empleados involucrados en los procesos de compras y pagos en temas de ciberseguridad y gestión de riesgos.
Acción concreta:
Organiza talleres y cursos de actualización enfocados en detectar señales de alerta y responder de manera rápida y efectiva ante incidentes.
Crea un canal seguro y confidencial para que tus empleados puedan reportar cualquier comportamiento sospechoso sin temor a represalias.
Acción concreta:
Implementa una línea directa o una plataforma interna de denuncias que garantice el anonimato y una respuesta ágil ante cualquier irregularidad.
Entendemos que el manejo adecuado de la información y la validación de proveedores es esencial para operar de manera segura en México. Nuestra solución tecnológica te permite automatizar y optimizar todo el proceso KYS, brindándote control y visibilidad en tiempo real de tu cadena de suministro.
ekatena se conecta a múltiples fuentes de datos, tanto locales como internacionales, para confirmar la validez y la propiedad de la información de tus proveedores. Esto te permite detectar cambios en los datos de manera simple.
Nuestra plataforma revisa de manera automática la información y las credenciales de cada proveedor, reduciendo drásticamente el tiempo y el esfuerzo que requiere la verificación manual.
Nuestra tecnología te ayuda a cumplir con las normativas mexicanas en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento ilícito.
Diversas empresas en México han fortalecido la seguridad de sus operaciones al implementar procesos KYS con el apoyo de la tecnología de ekatena.
Aquí te presentamos algunos casos que ilustran el impacto de una gestión efectiva de proveedores:
Caso 1: Empresas de Logística
Las empresas de logística pueden monitorear incumplimientos fiscales de uno o más proveedores, de está manera se pueden detener transacciones que puedan afectar a la operación, ahorrando miles de pesos y evitando riesgos mayores.
Caso 2: Instituciones financieras
Las instituciones financieras pueden identificar de inmediato modificaciones en la estructura operativa de sus proveedores, lo que facilita el ajuste de controles internos y evita sanciones regulatorias.
Caso 3: Empresas manufactureras
Empresas manufactureras pueden evaluar tanto el riesgo financiero como el operativo de sus proveedores. Evitando contratar a un proveedor con antecedentes dudosos, asegurando la continuidad de su cadena de suministro y protegiendo su inversión.
Cada uno de estos ejemplos demuestra que, al aplicar un proceso KYS efectivo, refuerzas la confianza en tus relaciones comerciales y proteges de manera tangible tus transacciones.
Implementar un proceso de KYS no solo fortalece la seguridad de tus operaciones, sino que también te permite operar conforme a las normativas vigentes en México.
Acciones clave para comenzar:
Incluye verificaciones de identidad, análisis financiero y evaluación de riesgos operativos adaptados a las leyes mexicanas.
Asegúrate de que tus departamentos de adquisiciones y finanzas sepan identificar señales de alerta y responder de manera rápida y efectiva ante cualquier irregularidad.
Automatiza y optimiza el proceso KYS para garantizar que cada transacción se realice de forma segura, cumpliendo con las normativas locales y protegiendo tus recursos.
Adapta tus procesos a los cambios regulatorios y a los nuevos desafíos del mercado mexicano.
Creemos firmemente que la implementación de un sistema KYS es una inversión esencial para el futuro de tu negocio.
No dejes que un error en la verificación de un proveedor se convierta en una amenaza mayor para tu empresa.
Conoce a tus proveedores, gestiona los riesgos de forma efectiva y asegura el éxito de tus operaciones con la tecnología y el respaldo que solo ekatena puede ofrecer.
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