Conocer quién está detrás de las empresas con las que nos relacionamos no es sólo una buena práctica de negocio: es un requisito legal y una barrera fundamental contra la prevención de lavado de dinero, la corrupción y la financiación de actividades ilícitas.
El Ultimate Beneficial Owner (UBO), o Beneficiario Final, es la persona física que, en última instancia, posee o controla una entidad legal. En este articulo te explicamos el por qué es crucial identificar al UBO, cómo hacerlo, qué prácticas ilícitas buscan ocultarlo, las medidas que puede adoptar tu empresa y qué herramientas existen para facilitar este proceso.
Cumplimiento regulatorio
Muchas jurisdicciones (Unión Europea, Estados Unidos, México, entre otras) exigen conocer y reportar los datos del UBO para prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. No hacerlo puede acarrear sanciones financieras y penales.
Mitigación de riesgos reputacionales
Trabajar con clientes, proveedores o socios vinculados a actividades ilícitas o a personas políticamente expuestas (PEP) puede dañar la reputación de tu empresa y generar desconfianza en inversionistas y clientes.
Transparencia corporativa
Conocer al UBO fortalece la gobernanza y demuestra un compromiso real con la ética y la responsabilidad social empresarial.
Revisión de estructuras societarias
Mapear las participaciones accionarias y la cadena de control: identificar quiénes poseen más del X % de las acciones (por ejemplo, 25 %) y quién controla sin llegar al umbral mediante acuerdos de voto o contratos colaterales.
Obtención de documentación oficial
Estatutos sociales, actas de asamblea, poderes notariales y registros mercantiles. Estos documentos suelen listar a los accionistas y a los apoderados.
Declaraciones juradas y cuestionarios KYC
Pedir a clientes y proveedores que completen formularios de “Conoce a tu Cliente” donde detallen los datos del Beneficiario Final.
Fuentes públicas y bases de datos externas
Registros corporativos federales o estatales, diarios oficiales, información bursátil y servicios especializados en inteligencia corporativa.
Aunque las regulaciones tratan de cerrarle el paso, existen métodos que buscan enturbiar la identificación del Beneficiario Final:
Estructuras offshore y compañías pantalla
Crear sociedades en paraísos fiscales con legislaciones laxas en materia de transparencia, y a su vez registrar nuevas entidades controladas por ellas.
Uso de testaferros
Nombrar a familiares, empleados o abogados como accionistas formales, cuando en realidad el control económico y de voto recae en otra persona.
Complejas cadenas de propiedad
Enlazar varias empresas entre sí de manera circular o jerárquica para disimular quién está al final de la cadena.
Acuerdos de voto y financiamiento
Celebrar contratos de voto o préstamos entre entidades donde el control no proviene de la titularidad accionaria, sino de cláusulas contractuales.
Políticas y procedimientos KYC/AML claros
Integrar protocolos para recabar, verificar y actualizar datos del UBO en todos los procesos de onboarding y monitoreo continuo.
Capacitación interna
Formar a los equipos de cumplimiento, finanzas y ventas en la identificación de riesgos relacionados con UBO y en detección de señales de alerta.
Due Diligence reforzado
Para operaciones inusuales o de alto valor, realizar investigaciones de más profundidad: entrevistas, visitas a oficinas y verificación de datos en múltiples fuentes.
Revisión periódica
Actualizar la información de los UBO al menos cada año o ante eventos corporativos relevantes (fusiones, adquisiciones, cambios de accionistas).
Escalamiento y reporte
Establecer canales internos para reportar sospechas de lavado de dinero o fraude, y definir un responsable de escalamiento hacia las autoridades competentes.
Identificar al UBO ya no es una opción, sino una obligación ineludible para cualquier empresa comprometida con la legalidad y la transparencia.
Comprender quién está detrás de tus contraparte, adoptar medidas preventivas y apoyarte en herramientas especializadas no sólo te protegerá de sanciones y riesgos reputacionales, sino que fortalecerá tu posición competitiva al demostrar solidez en tus procesos de cumplimiento.
En el entorno actual, la trazabilidad y visibilidad de la propiedad corporativa son pilares del negocio responsable.
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